Tata Ruang Kantor

Pengertian Tata Ruang Kantor

Perumusan kantor menurut Denyer (Moekijat, 1997:16) adalah setiap tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut.  Sedangkan menurut Atmosudijiro  (Moekijat, 1997:16) Kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari tempat, staff, personil, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan tempat melaksanakan segenap pelayanan perkantoran. Dalam suatu peraturan perundangan Negara Inggris (office, Shops and Railways Premises act, 1963) (Moekijat,1997: 118) yaitu : 

Kantor didefinisikan sebagai suatu gedung, atau bagian dari suatu gedung, yang pemakaian utama atau satu-satunya adalah sebagai suatu kantor atau untuk tujuan-tujuan perkantoran. Setiap kantor pada dasarnya merupakan suatu bentuk organisasi. 

 

Tujuan  dari penataan tata ruang kantor 

Tujuan dari penataan ruang kantor adalah  sebagai berikut : 

• Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi kerja 
• Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang sehingga timbul kepuasan kerja para karyawan. 
• Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staff yang sedang bekerja. 
• Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja 
• Menghindari diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan yang lainnya. 
• Mempergunakan segenap ruangan dengan baik, sehingga setiap meter persegi sudut atau tengah ruangan dapat dimanfaatkan untuk berbagai aktifitas pekerjaan kantor. 
• Memisahkan pekerjaan yang menimbulkan keributan dengan pekerjaan yang membutuhkan ketenangan. 
• Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi ataupun tamu yang datang. 
• Pelaksanaan kerja dapat menempuh jarak terpendek. 

Asas-asas Tata Ruang Kantor

Dalam menyusun tata ruang harus memperhatikan azas-azas dalam tata ruang, adapun azas-azas penataan ruang kantor yang baik  menurut Muther (Sedarmayanti, 2001:126) antara lain : 

• Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. 
• Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan . 
• Azas penggunaan segenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah. 
• Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut. 

Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor

Selain  dari azas-azas yang telah disebutkan diatas penataan ruang kantor juga harus memperhatikan prinsip-prinsip tata  ruang. Prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah sebagai berikut : 

• Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus, sedapatnya dalam garis lurus. 
• Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berpindah dari satu tempat ke tempat lain. 
• Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan menyampaikan surat-surat dalam jarang yang terpendek. 
• Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya. 
• Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan. 
• Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang menghadap sumber cahaya. 
• Kesatuan yang banyak berhubungan dengan pihak luar harus ditempatkan dibagian depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain. 
• Satuan yang tugas pekerjaanya menimbulkan kegaduhan, sebaiknya ditempatkan di dekat jendela dan dijauhkan dari bagian yang membutuhkan ketenangan. 
• Sebaiknya satuan arsip berada pada dinding atau susunan tangga yang mudah dijangkau. 

lingkungan fisik kantor

1. Lingkungan Fisik Kantor

Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor.

a)      Persyaratan lingkungan fisik Kantor

Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor adalah sebagai berikut:

• Kebersihan

Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya.

• Luas Ruang Kantor

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 meter persegi)

• Suhu Udara

Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16 derajat celcius.

• Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.

• Penerangan Cahaya

Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja, sedangkan peralatan

• Fasilitas Kesehatan

Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya.

• Fasilitas Cuci

Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya.

• Air Minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus.

• Tempat Pakaian

Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.

• Tempat Duduk

Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki.

• Lantai, Gang, Dan Tangga

Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar.

• Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus terlatih.

• Beban Berat

Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan.

• Pertolongan Pertama

Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat – obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat bekerja.

• Penjagaan Kebakaran

Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm.

• Pemberitauan Kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen pegawai lebih dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib.

Kantor

" KANTOR "

 

=> Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis           dan kantor dalam arti statis.

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

Pengertian Kantor menurut para Ahli

1. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan 
2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. 
3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information 
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
   Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya. Didalam kantor selalu diisi dengan Aktifitas Kantor. maka saya sarankan membaca artikel sebelumnya tentang Aktifitas Kantor  
   Tujuan Kantor
   Tujuan Kantor 
   adalah memberikan sebuah sistem pelayanan berupa komunikasi dan perekaman/pemyimpanan.
   Fungsi Kantor
   Kantor mempunyai beberapa fungsi di antaranya, yaitu menerima informasi,merekam informasi,mengatur informasi,memberi informasi dan melindungi aset/harta. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut mengenai beberapa fungsi kantor.
   
   1.Menerima Informasi
   
   salah satu fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk  nformasi,seperti surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga semua laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk,kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.
   
   2.Merekam Informasi
   
   fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atua record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu,rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan.
   
   3.Mengatur Informasi
   
   Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan  oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai Contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.
   
   4.Memberi Informasi
   
   Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabula pihak manajemen meminta informasi,kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima,dihimpun,diatur dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.
   
   5.Melindungi Aset/Harta
   
   Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima,merekam,mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau data),baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.